Co zrobić kiedy efektywność pracowników spada? Przywództwo sytuacyjne, a trudna rzeczywistość 

Co zrobić kiedy efektywność pracowników spada? Przywództwo sytuacyjne, a trudna rzeczywistość.

Od pewnego czasu możemy mieć wrażenie, że rzeczywistość mocno zwariowała. Pandemia, dystans, zmiany, inflacja, wojna…negatywne, zaskakujące wieści pojawiają się jedna po drugiej. Niewątpliwie  pandemia pozostawiła jeszcze niesmak, a tu kolejne zaskakujące informacje.

W konsekwencji występowania tak niekorzystnych, negatywnych zdarzeń  w większym stopniu możemy odczuwać stres, niepokój, wzmożone napięcie psychiczne. Z pewnością znajdujemy się w wyjątkowo trudnym czasie w którym powinniśmy szczególną uwagę zwracać na nasz dobrostan. Zarówno fizyczny jak i psychiczny. Co więcej, nieprzychylna rzeczywistość może wpływać na nasilenie emocji nacechowanych negatywnym afektem. Wpływa to na nasze reakcje, działania i odbijać się w różnych strefach życia, zawodowych, relacyjnych itp.. 

Głównym przesłaniem tego postu jest żeby zachować czujność i otwartość, na to co się dzieje z nami samymi oraz z osobami wokół nas. 

W  tekście skupimy się na przestrzeni zawodowej i na efektywości pracowników i ich zdrowiu, które się na nią przekłada. Natomiast można z łatwością przełożyć to na inne obszary. 

Co więc może zrobić lider, w sytuacji kiedy widzi spadek efektywności pracowników oraz zauważa zmianę w ich zachowaniu. 

SPADA EFEKTYWNOŚĆ PRACOWNIKÓW-CO DALEJ? 

Jest wiele teorii mówiących o dobrych, efektywnych stylach zarządzania. Ze względu na niepewne, zmienne czasy, dobry lider to elastyczny lider. 

Jedną z teorii na której możemy się inspirować jest opracowany w 1968 roku przez Paula Herseya i Kena Blancharda model PRZYWÓDZTWA SYTUACYJNEGO. Główną przesłanką jest stwierdzenie, że lider powinien cechować się umiejętnością przystosowania się do zmiennych sytuacji oraz pomysłowością. Przywódca dostarcza swoim pracownikom takich relacji i zadań, które w teraźniejszym momencie podwładny potrzebuje i jest w stanie sprostać.

MODEL PRZYWÓDZTWA SYTUACYJNEGO

Przyjrzyjmy się założeniom modelu przywództwa sytuacyjnego oraz odniesiemy teorie do aktualnej sytuacji, występującej na świecie.

Określenie zadania oraz poziomu gotowości pracownika, są kluczami i to na ich podstawie przywódca może dobrać styl zarządzania. 

OKREŚLENIE ZADANIA

Jak to zazwyczaj bywa, jak człowiek nie ma określonego zadania, celu to się może trochę pogubić. Dlatego fundamentalne jest określenie obowiązków, aby możliwe było ocenienie gotowości pracownika. Zadanie oraz poziom gotowości, pozwalają określić potrzeby podwładnych. 

Zadanie określa na na 3 poziomach:

• Poziom 1 ogólny, na poziomie stanowiska, dla doświadczonych,

• Poziom 2 nakreślenie głównych obowiązków, dla pracowników o już zdobytym doświadczeniu,

• Poziom 3: konkretne działania i obowiązki, dla początkujących.

KOLEJNY KROK

Nie wszyscy i nie zawsze mamy taką samą gotowość do wykonywania określonego zadania- w teoriii określane jako sytuacja. Owa gotowość zależy od→ kompetencji i chęci.

• Niskie Kompetencje lecz Wysokie Chęci: Nowy pracownik czy to w firmie czy branży przeważnie wykazuje się dużym poziomem entuzjazmu i chęci nauki, lecze jego kompetencje nie są jeszcze na tyle wysokie, aby sam mógł wykonywać obowiązki.

• Niskie Kompetencje i Niskie Chęci: Zdarza się, że pracownik nie wykazuje się ani wysokim poziomem kompetencji jak i niespecjalnie  przejawia chęci do nauki, poprawy itp.. Dodatkowo brak sukcesu może powodować frustrację

• Wysokie Kompetencje lecz Niskie Chęci: W tej sytuacji potrzebna jest czujność lidera. Może być tak, że kompetencje są wysokie lecz podwładny nie wierzy w swoją sprawczość co równa się z niskimi chęciami do wykonywania zadań (występuje wycofanie), lub kompetencje przewyższają powierzone obowiązki i występuje znudzenie. 

• Wysokie Kompetencje i Wysokie Chęci: Prosty, dobry gracz o którego warto walczyć, aby pozostał w szeregach firmy. 

STYLE PRZYWÓDZTWA

Finalnym krokiem do dobrego elastycznego liderstwa, jest wybranie stylu przywództwa w oparciu o poziom gotowości. Do dyspozycji są dwa typy zachowań (do wykorzystania w różnych proporcjach)–> zachowania relacyjne i zadaniowe.

Wyróżniamy: 

• Styl 1 Instruowanie: Przy wyborze tego stylu zarządzania, lider skupia się na umiejętnościach i nauce podwładnego. Doprowadzając do sytuacji w której pracownik poprzez budowanie sprawczości i rozwoju kompetencji, wzmacnia motywację i chęci. Wpływa na dalszą pracę i wykonuje coraz to trudniejszych zadań. Efektywność pracowników, zależy mocno od początkowego onboardingu i początkowych sposobów nauki.
• Styl 2 Sprzedawanie: Podobnie jak w poprzednim stylu, ważne jest wzmacnianie kompetencji i nauka zadań. Dodatkowo wchodzi poziom zachowań relacyjnych, co pozytywnie może wpływać na usamodzielnianie pracownika.
• Styl 3 Wspieranie: Styl ten może okazać się dobrym wyborem w sytuacji kiedy dobrze doświadczony pracownik z różnych powodów traci chęci i motywacje do wykonywania zadań. W momencie kiedy efektywność pracownika spada.
• Styl 4 Delegowanie: Dotyczy raczej doświadczonych pracowników, których zarówno kompetencje jak i zaangażowanie nie wymagają ingerencji przełożonego. Przywódca darzy podwładnych odpowiednim zaufaniem. Efektywność pracowników jest na zadowalającym poziomie.

JAK TO ODNIEŚĆ DO OBECNEJ SYTUACJI?

Stres, niepokój oraz napięcie psychiczne mogą znacząco wpływać zarówno na obniżenie poziomu koncentracji, problemów ze snem czy ogólnego spadku poziomy energii. Niewątpliwie wpływa to na poziom gotowości do wykonywania zadań, obowiązków czy ogólnej chęci do podejmowania czynności. 

Ze względu na wyjątkową sytuacje na świecie, liderzy powinni być bardzo czujni na ewentualne zmiany w poziomie wykonywania zadań oraz w zachowaniu pracowników. Być może spowodowane są one nadmiernym przeżywaniem niepokoju, przygnęcieniem czy poczuciem bezradności. Podczas gdy na pierwszy rzut oka mogłoby się wydawać, że to zwykła niechęć do pracy. Styl wspierania może okazać się najbardziej w punkt.  Dodanie pewnego poziomu relacyjności i zadbanie o atmosferę otwartości w konsekwencji może przyczynić do wzrostu zadowolenia w pracy. Jeszcze bardziej zwiększyć efektywność pracowników i poprawić ogólny nastrój w firmie.

Dodatkowo zaoferowanie rozmowy, zwykła serdeczność i wyrozumiałość lub zaproponowanie pomocy od specjalisty może okazać się bardzo ważne.

JAK ROZMAWIAĆ?

Aktywne słuchanie to podstawa. Każdy może słuchać, lecze nie każdy tak naprawdę słyszy. Różnice wbrew pozorom da się szybko zauważyć i podświadomie wyczuć. Aktywne słuchanie cechuje się pełną uwagę oraz bezwarunkową akceptacją. 

Elementy aktywnego słuchania

• niewerbalne gesty: mowa ciała dużo mówi o naszej postawi, mimika, patrzenie w oczy, zwrócenie ciała ku rozmócy.  Wszystkie te gesty wspierają i umożliwiają otwartą rozmowę. 
• pytania: lecz zadawane w odpowiednim momencie. Tak aby nie przerywać rozmówcy, ale dać do zrozumienia że jesteśmy zainteresowani i skupieni na rozmowie, np. Jak się z tym czujesz?Co jest najtrudniejsze? itp.
• brak innych ‘’przeszkadzaczy’’: typu telefon, laptop, pełne skupienie na rozmowie.

Jak zacząć? 

Dobrym podejściem jest wyrażanie naszych obserwacji np. ,, wydaje mi się, że ostatnio jesteś w gorszej formie, bardzo się martwię, jeśli chciałbyś/abyś porozmawiać to jestem tutaj’’. Chodzi o to, aby wyrazić troskę, zaniepokojenie i zostawić przestrzeń na rozmowę.

Zwykłe pytanie jak się dzisiaj czujesz, również nie zaszkodzi 🙂

WSPARCIE SPOŁECZNE- czynnik wspierający w radzeniu sobie ze stresem

Sytacja związana z pandemią i przymusem pozostawania w domach, spowodowała znaczne osłabienie relacji między ludźmi. Tryb home-office stał się codziennością i pracownicy nie wyrażają chęci powrotów do biur. Należy jednak zwrócić uwagę na bardzo ważną kwestię, wsparcia społecznego. Zaliczanego jako czynnik który ochrania nas przed stresem- mianowicie wsparcie społeczne. Obejmują zasoby jak pomoc materialna, wsparcie społeczno-emocjonalne oraz pomoc informacyjną.

Zważając na ciężką sytuację z którą idzie nam się mierzyć, wsparcie społeczne jest niedocenionym buforem chroniącym przed negatywnymi skutkami stresu. Liczne badania pokazują, że gdy mamy do kogo zwrócić się lepiej radzimy sobie z problemami i różnego rodzaju problemami życia codziennego.

W związku z tym liderzy powinni zwrócić uwagę na szczególną wartość wsparcia społecznego i być czujnym na relacje u swoich pracowników. Powinni zastanowić się jak stworzyć atmosferę pełną akceptacji i szansy na otwarcie się.

RUCH

Aktywność fizyczna, nawet krótka oraz obcowanie z naturą, reguluje nasz układ nerwowy i obniża poziom stresu w ciele. Być może warto zastanowić się na wprowadzeniem regularnych kilkuminutowych przerw dedykowanych aktywności. Krótki spacer, kilka pajacyków zrobią robotę i mogą wpłynąć na efektywność pracowników 🙂 

PRZERWA NA ODDECH

Nie wszyscy zdają sobie sprawę, że oddech jest jednym z kluczowych elementów radzenia sobie ze stresem i niepokojem. Kilka minut oderwania się od obowiązków i wzięcia głębokich pełnych oddechów, może ugruntować nas w rzeczywistości, obniżyć stres oraz poprawić koncentrację a co idzie jakość pracy. 

Przykładowo ,,PAUZA NA ODDECH’’(STOP)

S top (zatrzymaj się),

T ake a breath (weź głęboki oddech, który ugruntuje Cię na tu i teraz)

O bserve (zaobserwuj co się dzieje w Twoim ciele),

P roceed (po prostu zauważ, nie oceniaj)

Wystarczy kilka takich oddechów, który pomogą poradzić sobie ze stresem i negatywnie nacechowanymi emocjami. Wybijają z autopilota, poprawiają funkcje poznawcze oraz przekładają się na lepszą efektywność pracy.

SZKOLENIA W FIRMIE

Wiedza jest jedną z podstawową. Już pozyskanie wiedzy na temat mechanizmów np. stresu pomaga nam się uspokajać. Dlatego doskonali, czujni liderzy coraz częściej decydują się na organizowanie szkoleń. Nie tylko z obszarów biznesowych ale i regulacji stresu, emocji i ogólnego zdrowia psychicznego.

Reasumując liderzy w tym trudnych czasach powinni być bardzo uważni na to co się dzieje z ich podwładnymi. Efektywność pracowników spada, a przyczyn może być wiele. Dlatego dostosowywanie  swoich stylów zarządzania do konkretnych sytuacji każdego pracownika, jest niezbędne. Obraz sytuacji również należy kreślić  szeroko. Obejmując zarówno- kompetencje, doświadczenie, chęci ale i ogólny stan psychiczny.

Zapraszamy to zapoznania się również z serią wpisów na temat radzenia sobie ze stresem, na naszym blogu –> Stres- przyjaciel czy wróg? Próba zmiany perspektywy

Zapraszamy do zapoznania się z naszą ofertą szkoleniową. 

Szkolenia prowadzone są przez profesjonalistów z ponad 20 letnim doświadczeniem, co przekłada się na doskonałą analizę potrzeb konkretnych firm i kadr oraz dobór najlepszych technik.